AIPA afronta el paradigma de control de una agencia aduanal basandose en 2 ejes principales: Bancos y Traficos. Por lo que todo gasto operativo debe de estar respaldado por un tráfico valido, a la vez, el proceso de conciliación Bancaria es uno de los mas importantes en el sistema, ya que garantiza el control sobre los gastos de terceros efectuados.

AIPA controla los procesos tanto administrativos como operativos, consiguiendo con esto una solución integral al paradigma de control de una Agencia Aduanal.

PROCESOS OPERATIVOS.

Toda operación inicia con el alta de un tráfico, en el cual podemos definicir los datos básicos del mismo e irlos complementando durante el proceso de la operación.

Gracias a interfaces desarrolladas, es posible completar el tráfico a partir de la información contenida en los sistemas de pedimentos convencionales. Evitando asi la recaptura de información y teniendo la información completa y necesaria para el seguimiento del embarque.

El sistema AIPA cuenta con un libro de referencias, el cual permite la asignación y control de consecutivos de referencias por cada aduana. La manera en que se pueden conformar estos consecutivos es muy dinámica, pudiendo hacer uso de datos como folio del pedimento, patente, año, identificador de aduana,identificador del cliente, datos fijos, para la conformación de las referencias.

Durante el ciclo de vida de un tráfico, pasa por diferentes etápas, esto con la finalidad de poder filtrar y mostrar los mismos acorde al departamento que correspondan segun su etapa.

Por ejemplo mientras un tráfico aun no tiene firma, o tiene firma pero aun no se entrega a integración de cuentas. El ejecutivo lo visualizara en su pizarra de operaciones en curso, junto con los demas tráficos del mismo ejecutivo que esten en la misma etápa. Cuando un tráfico es entregado a la persona responsable de integrar el expediente. Dicha persona o departamente lo visualizará en su pizarra, junto con todos los demas tráficos de todos los ejecutivos, que esten en la misma etápa.

Solicitud de Anticipos.

Gracias a  esta herramientas, los ejecutivos pueden generar solicitudes de anticipo al cliente con las siguientes facilidades.

• Facilidad de incluir los valores de impuestos declarados dentro del pedimento.
• Calculo de honorarios y complementarios en base a la tarifa de dicho trafico.
• Almacenamiento de los contactos de correo electrónico para el envio de la solicitud.
• Solicitar anticipos para multiples referencias en un solo documento.
• Manejo de un formato estandarizado, con datos de cuentas de deposito y demas referencias para que el cliente pueda llevar a cabo su deposito.
• Envio vía correo electrónico, de la solicitud de anticipo al cliente, sin necesidad de que la terminal o dispositivo desde el cual se esta intereactuando con el sistema cuente con correo, o acceso abierto a internet.

Registro de Anticipos.

Esta herramienta permite a la gente de tesorería, dar entrada al deposito en los bancos, partiendo de solicitudes de anticipo activas, realizadas por el personal de tráfico.

Permite consolidar o ajustar solicitudes, para las situaciones donde un depósito del cliente no corresponde directamente a una solicitud, sino que integra varias o integra parcialmente una de dichas solicitudes.

Una vez realizado este proceso, afecta tanto los bancos, como los estados de anticipos globales y por referencia.

Solicitud de Gastos Operativos.

En esta opción los ejecutivos de tráfico pueden solicitar los gastos que cada embarque va requiriendo, generando con esto un documento que se enviará por correo electrónico al tesorero.

Los ejectivos de tráfico puede pedir gastos ya sea con la consideración de cobro directo al cliente o con cargo al proveedor de terceros.  En el primer caso el gasto queda listo para facturarse y en el segundo caso, se maneja el edo de cuenta del proveedor.

Estos documentos generados se envían electrónicamente al tesorero, el cual con sus herramientas, que mas delante explicaremos, se encargará de hacer la emisión del cheque o transferencia correspondiente.

Herramientas diverzas del Tráfico.

El módulo de tráfico cuenta con gran cantidad de herramientas, encaminadas a ayudar al ejecutivo de tráfico.

Entre estas herramientas podemos nombrar las siguientes:

Bitacora:  Nos permite llevar un seguimiento puntual de cada situación que acontesca con el tráfico. Dicha bitacora se compone de situaciones reconocidas de manera automatica. (Pago del embarque, liberación, registro del anticipo, etc) como de situaciones manuales, por ejemplo notificaciones telefónicas.

Documentos:  Podemos almacenar una cantidad indefinida de documentos para cada embarque. y los mismos quedarán disponibles en el sistema para futuras consultas o para consultas por parte del cliente si eso es lo que deseamos. (Existe una configuración de visibilidad de documentos hacia el cliente).

Gastos por Recibir: En situaciones donde recibimos la notificación de un gasto de terceros, mas sin embargo no contamos aun con factura o no vamos aun a emitir el pago. Con este módulo podemos advertir al tráfico que esta pendiente dicho gasto y en su caso marcará la advertencia requerida en caso de querer facturarse sin contar aun con el mismo.  Para ejemplificar esto, en el caso de un embarque que va a requerir fumigación, y de hecho se nos notifica de la misma sin conocer aun el monto. Marcaremos dicho gasto por recibir, con el concepto Fumigación.   Si durante el proceso del trafico y la entrega del mismo a facturación, el sistema no recibe o genera un comprobante de terceros para dicha referencia por concepto de facturación, se enviará una advertencia a la persona de facturación a la hora de que intente facturar dicho tráfico. Si por el contrario antes de ser facturada se recibe algun comprobante de terceros o se realiza un gasto por cuenta del cliente con ese concepto, el sistema ya no arrojará ninguna advertencia.  Estas son situaciones poco usuales, pero que estan contempladas con esta herramienta.

Documentos Requeridos: Esta herramienta nos apoya a crear por tipo de operación y aduana, la lista de documentos necesarios para llevar a cabo el embarque. De igual manera podemos hacer un check list para ir marcando los documentos con que contamos y por ende los documentos pendiente para cada operación. Esta herramienta se apoya con otra dentro del sistema para enviar la requisición de documentos pendientes.

Situaciones Requeridas: En este modulo listamos y organizamos las situaciones que requerimos visualizar y controlar en el sistema.  Las situaciones que aqui se definan, se mostrarán en un recuadro en la consulta de nuestros tráficos, junto con sus respectivos valores. Por ejemplo podemos definir que queremos controlar la recepción de documentos, revalidación, pago, facturación y envio del expediente.   con esos valores y sus respectivas fechas se conforma un cuadro para ver el avance y el tiempo que toma entre cada situación y en el total del tiempo del embarque.